L’absence injustifiée d’un salarié est une situation délicate pour toute entreprise. Lorsqu’un employé manque à son poste sans fournir de justification ou sans avoir prévenu dans les délais impartis, cela peut perturber le fonctionnement de l’équipe et compliquer l’organisation du travail. Dans ce contexte, la mise en demeure est un outil essentiel pour rappeler au salarié ses obligations contractuelles et lui offrir l’opportunité d’expliquer son absence. Cet article propose un guide complet pour savoir comment et quand utiliser la mise en demeure d’absence injustifiée, et quelles actions envisager si le salarié ne répond pas.
1. Que doit faire l’employeur avant d’envoyer une mise en demeure d’absence injustifiée ?
Avant de prendre toute mesure, l’employeur doit s’assurer que l’absence du salarié n’est pas justifiée par une autorisation préalable. Une absence injustifiée se définit par un défaut d’information ou de justificatif de la part du salarié dans les délais prévus, généralement 48 heures après le début de l’absence. L’employeur doit vérifier que le salarié n’a pas été empêché de prévenir, par exemple en raison d’une hospitalisation. Les procédures et délais peuvent être encadrés par le règlement intérieur, la convention collective ou le contrat de travail.
2. Pourquoi envoyer une mise en demeure d’absence injustifiée ?
La mise en demeure permet de formaliser une demande d’explication auprès du salarié tout en rappelant ses obligations contractuelles. Cela est essentiel pour éviter les absences prolongées non justifiées qui peuvent entraîner des désorganisations au sein de l’entreprise. En outre, cette démarche précède souvent les sanctions disciplinaires allant de l’avertissement au licenciement selon les circonstances et la durée de l’absence.
3. Quelles sont les mentions devant figurer sur la mise en demeure d’absence injustifiée ?
La lettre de mise en demeure doit inclure plusieurs éléments pour être valide :
- La date du début de l’absence du salarié.
- Rappel des règles internes : mention du délai pour justifier son absence et des modalités à respecter.
- Exigence de justification : demande de fournir un justificatif valable dans un délai imparti.
- Conséquences en cas de non-réponse : mention des mesures disciplinaires qui pourront être envisagées en l’absence de justificatif.
Modèle de lettre pour une mise en demeure d’absence injustifiée
Voici un exemple de lettre de mise en demeure :
Objet : Mise en demeure d’absence injustifiée
Madame/Monsieur [Nom du salarié],
Nous constatons votre absence depuis le [Date]. Aux termes de [la convention collective/contrat de travail], nous vous rappelons que toute absence doit être justifiée et autorisée. Vous disposez de [délai, généralement 48 heures] pour nous transmettre le justificatif de votre absence.
À défaut de justification dans ce délai, nous nous verrons dans l’obligation d’envisager les mesures disciplinaires appropriées pouvant aller jusqu’au licenciement.
Nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées.
[Signature de l’employeur]
4. La mise en demeure doit-elle être envoyée en recommandée ?
Oui, il est fortement recommandé d’envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Un huissier de justice, appelé aujourd’hui commissaire de justice, peut également être mandaté pour être sûr que le salarié a reçu ce courrier. Cela permet à l’employeur de se constituer une preuve formelle de l’envoi et de la date de réception par le salarié évitant ainsi toute contestation ultérieure.
5. Que se passe-t-il après l’envoi de la mise en demeure ?
Après réception de la mise en demeure, plusieurs options sont possibles :
- Justification valable : si le salarié fournit un justificatif, l’employeur prendra les mesures adaptées telles que l’acceptation du justificatif et l’arrêt de la procédure.
- Justification partielle ou non valable : l’employeur peut estimer que le justificatif ne couvre pas l’ensemble de l’absence et envisager des sanctions.
- Aucune réponse : l’absence prolongée et non justifiée peut justifier une sanction, y compris un licenciement.
En conclusion, la mise en demeure est une étape essentielle pour gérer l’absence non justifiée d’un salarié. Elle offre une dernière chance au salarié d’expliquer son absence avant d’éventuelles sanctions disciplinaires.