La gestion des factures impayées est une étape cruciale pour maintenir la santé de vos finances personnelles ou celle de votre entreprise. Faire un mail de relance d’une facture impayée peut être une méthode simple et efficace pour obtenir le paiement dû de votre débiteur. Voici les réponses aux questions les plus courantes sur la relance par email.
1. Quand dois-je envoyer une relance de facture impayée par mail ?
Il est essentiel d’envoyer une première relance dès que la date d’échéance de la facture est dépassée. Ne tardez pas trop à faire ce premier rappel pour éviter que la situation ne s’aggrave. Généralement, quelques jours après la date limite suffisent pour envoyer un premier email. Un envoi rapide montre votre sérieux et rappelle au client son obligation de paiement.
2. Comment formuler par mail une relance de facture impayée de manière professionnelle ?
La formulation d’une relance par email doit être claire et respectueuse. Commencez par rappeler au client la date d’échéance de la facture ainsi que le montant restant dû.
Votre message doit être direct tout en restant poli.
Incluez les informations essentielles, comme le numéro de la facture et les coordonnées pour le paiement.
Par exemple, vous pouvez écrire : « Bonjour, nous constatons que la facture n°XXX d’un montant de XXX€ est restée impayée à ce jour. Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais. » Ce type de message permet de faire passer le message sans créer de conflit inutile.
3. Combien de relances puis-je envoyer avant de prendre des mesures légales ?
Il est recommandé d’envoyer entre deux et trois relances avant d’envisager des actions légales : une mise en demeure, une injonction de payer, une IPE, une procédure de recouvrement de petites créances, une procédure pour chèque impayé, une assignation, etc… La première relance peut être très courtoise, la deuxième plus insistante et la troisième peut inclure un avertissement concernant les mesures légales possibles. En général, la troisième relance est celle où vous signalez clairement que vous êtes prêt à prendre des actions supplémentaires si le paiement n’est pas reçu.
4. Que doit contenir une relance de facture impayée par mail ?
Votre relance doit inclure toutes les informations pertinentes pour éviter toute confusion. Assurez-vous d’inclure le numéro de la facture concernée, le montant dû, la date d’échéance et un rappel des conditions de paiement. Un message clair évite les malentendus et aide à accélérer le processus de paiement.
Par exemple, votre email pourrait inclure : « Nous vous rappelons que la facture n°XXX, émise le [date], reste impayée à ce jour. Le montant dû est de XXX€, et nous vous demandons de procéder au paiement immédiatement.«
5. Comment s’assurer que l’email est bien reçu et lu ?
Pour garantir que votre email est bien reçu et ouvert, utilisez des outils de suivi comme les accusés de réception ou les notifications de lecture disponibles dans de nombreux outils de messagerie. Si vous ne recevez pas de réponse dans un délai raisonnable après votre première relance, envisagez une relance téléphonique pour confirmer que le message a été reçu. Cela peut aussi aider à résoudre rapidement les éventuels problèmes ou questions.
6. Puis-je exiger des intérêts de retard dans une relance de facture impayée ?
Oui, si vos conditions générales de vente stipulent des pénalités de retard, vous pouvez les appliquer. Assurez-vous de mentionner ces frais dans votre relance si cela est prévu dans votre contrat avec le client. Par exemple, vous pourriez écrire : « Veuillez noter que des pénalités de retard de X% par mois seront appliquées à compter de la date d’échéance.«
7. Quel ton adopter pour une relance de facture impayée ?
Le ton de votre relance doit être professionnel et approprié à la situation. Pour la première relance d’une facture impayée, optez pour un ton courtois et compréhensif dans votre mail. Si les relances suivantes sont nécessaires, vous pouvez être plus direct tout en restant respectueux. Le but est de maintenir une relation professionnelle tout en encourageant le client à régler sa dette.
8. Dois-je mentionner des actions légales dans une relance par email ?
Il est généralement préférable de mentionner des actions légales uniquement dans la dernière relance si les paiements restent impayés. Dans ce cas, vous pouvez indiquer que vous envisagez de passer à des procédures légales si la situation n’est pas régularisée rapidement ou de faire appel à un huissier de justice (appelé aujourd’hui commissaire de justice).
Par exemple, vous pourriez dire : « Si nous ne recevons pas le paiement dans les 7 jours, nous nous verrons contraints de prendre des mesures légales pour récupérer la somme due.«
9. Quel délai accorder après l’envoi d’une relance de facture impayée ?
Après l’envoi de votre relance, il est raisonnable d’attendre entre 7 et 10 jours pour permettre au client de répondre et de régler la facture. Si aucune réponse n’est reçue dans ce délai, il peut être approprié d’envoyer une nouvelle relance ou de considérer d’autres actions comme des mesures légales.
10. Une relance de facture impayée par mail a-t-elle une valeur légale ?
Bien que la relance par email ne constitue pas un acte juridique formel, elle fournit une preuve écrite de vos tentatives pour obtenir le paiement. Cette documentation peut être utile si la situation évolue vers des actions légales. Conservez toutes les correspondances comme preuve en cas de litige.
En conclusion, une relance de facture impayée par mail, lorsqu’elle est bien faite, peut être une méthode efficace pour récupérer les paiements dus. Assurez-vous d’être clair, professionnel et de suivre une procédure appropriée pour maximiser vos chances de succès.