Une Assemblée Générale est une réunion où sont rassemblés les membres ou les actionnaires d’une organisation pour prendre des décisions importantes. Le constat d’assemblée générale permet de prouver le déroulement de la réunion.
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Quelles sont les étapes du constat d’assemblée générale ?
1. Prise de contact et préparation
a. Demande du client
- Mandat : Le client (syndic, association, entreprise) mandate l’huissier pour assister et constater le déroulement de l’assemblée générale.
- Objectif : Le client et l’huissier définissent précisément les aspects à constater (présence des participants, déroulement de la réunion, votes, etc.).
b. Préparation technique
- Documents nécessaires : Ordre du jour, convocations, listes de présence, règlements internes, éventuellement des procurations.
- Matériel nécessaire : Bloc-notes, appareil photo, caméra, enregistreur audio.
2. Réalisation du constat
a. Accueil et vérifications préliminaires
- Accès au lieu : L’huissier se présente sur les lieux de l’assemblée générale avant le début de la réunion.
- Vérification des documents : L’huissier vérifie la conformité des convocations, les listes de présence et les procurations.
b. Déroulement de l’assemblée générale
- Ouverture de la séance : L’huissier constate l’ouverture de l’assemblée, la désignation du président de séance et du secrétaire.
- Liste de présence : L’huissier note la présence des participants et des membres présents et vérifie les procurations.
- Lecture et approbation de l’ordre du jour : L’huissier constate la lecture de l’ordre du jour et son approbation par les participants.
c. Documentation des délibérations et des votes
- Débats et prises de parole : L’huissier note les interventions, les débats, les questions et les réponses.
- Décisions et résolutions : L’huissier note les décisions prises, les résolutions adoptées ou rejetées.
- Votes : L’huissier constate les modalités de vote (à main levée, bulletin secret), les résultats des votes, et les contestations éventuelles.
d. Clôture de la séance
- Clôture de la réunion : L’huissier constate la clôture de l’assemblée par le président de séance.
- Signature des documents : L’huissier assiste à la signature de tous documents pertinents par le président de séance, la secrétaire, etc.
3. Rédaction du procès-verbal de constat
a. Description du contexte
- Description du lieu et de l’assemblée : L’huissier mentionne le lieu, la date, l’heure, et l’objet de l’assemblée générale.
- Liste de présence : L’huissier joint au constat la liste des participants et des procurations.
b. Détails des observations
- Déroulement de l’assemblée : L’huissier décrit en détail le déroulement de la réunion, les points abordés de l’ordre du jour, les interventions.
- Résolutions et votes : L’huissier décrit les résultats des votes, les décisions prises et les éventuelles contestations.
- Photographies et vidéos : L’huissier annexe des photos ou vidéos pertinentes.
c. Certification
- Authentification : L’huissier certifie l’authenticité des constatations en apposant sa signature et son sceau sur le procès-verbal et les annexes.
- Copies : L’huissier remet une copie du procès-verbal au client et aux autres parties concernées.
4. Remise et utilisation du constat
- Remise au client : Le constat, accompagné des annexes, est remis au client.
- Usage judiciaire et administratif : Le constat peut être utilisé comme preuve dans des procédures judiciaires ou administratives, en cas de contestation des décisions de l’assemblée générale.
Combien coûte le constat d’assemblée générale ?
Le tarif d’un constat d’assemblée générale varie en fonction de différents éléments, notamment :
- La durée de l’assemblée générale : Plus l’assemblée générale est longue, plus le constat sera long et donc plus cher. L’huissier devra prendre en compte le nombre de points à l’ordre du jour, les débats et les votes.
- Le nombre de participants : Plus le nombre de participants est important, plus le constat sera long et donc plus cher. L’huissier devra également prendre en compte la présence d’éventuels interprètes ou témoins.
- La complexité des décisions prises : Si l’assemblée générale vote des décisions importantes (modification des statuts, élection des dirigeants, etc.), le constat sera plus complexe et donc plus cher.
- Le lieu d’intervention : Les frais de déplacement de l’huissier sont à prendre en compte.
- L’urgence: Si vous avez besoin d’un constat en urgence, des frais supplémentaires peuvent être appliqués.
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